Assistant Administratif BTP H/F - 51

Objectif : Garantir la réalisation et le suivi administratif des dossiers chantiers maintenance

1. Accueillir et traiter les demandes des relations internes et externes
- Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur
- Prendre les rdvs et planifier les interventions en milieu occupé
- Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs Adéquats

2. Organiser et assurer la gestion administrative et facturation de l'activité
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation note de service, formulaire, DC4, contrat, avenant, TS, documents, agrément, .)
- Classer les documents, informations et fonds documentaires de l'activité selon les procédures internes de classement et d'archivage
- Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier
- Gérer administrativement les bons travaux clients de la réception à la facturation des bons de travaux
- Gérer les relations clients, notamment via les outils Extranet ou plateforme numérique client
- Garantir les délais de réponse, de rédaction et d'envoi de tous les courriers
- Suivre les tableaux statistiques pour différents marchés
- Garantir le respect des délais de transmission des documents internes
- Maîtriser les logiciels de gestion (Gestra, ONAYA, .) et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, .)
- Saisir numériquement les documents administratifs et les préparations de chantiers dans l'ERP
- Elaborer les dossiers d'exécution
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise
- Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés
- Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier
- S'assurer de la révision annuelle des marchés à bons de commande
- Gérer les SAV et les interventions en logements occupés (planification, gestion des rendez-vous, contrôle et information client)

SAVOIR
Outils informatiques à maitriser : ERP, EXCEL, WORD.
La connaissance du logiciel ONAYA serait un plus ou un logiciel de suivi de chantier

SAVOIR ÊTRE:
Vous faites preuve de rigueur de dynamisme, et d'organisation au quotidien.
Vous êtes proactif(ive) et fort(e) de proposition en termes d'amélioration continue.
Vous avez une expérience dans l'assistanat bâtiment