Assistant Administratif H/F - 51

FICHE DE POSTE

Assistant administratif / Assistante administrative

Intitulé du poste

Assistant administratif / Assistante administrative

Service

Administration / Direction / Service support

Rattachement hiérarchique

Responsable administratif(ve) / Directeur(trice) / Gérant(e)

Mission principale

L'assistant(e) administratif(ive) assure le bon fonctionnement administratif de la structure. Il/Elle garantit la gestion, le suivi et la coordination des tâches administratives quotidiennes.

Activités et responsabilités principales

1 Gestion administrative courante

- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier (réception, tri, envoi)
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, comptes rendus, rapports)
- Classement et archivage des dossiers
- Mise à jour des bases de données

2 Gestion comptable de premier niveau

- Suivi et enregistrement des factures
- Relances clients
- Préparation des éléments pour le cabinet comptable
- Suivi des règlements fournisseurs

3 Organisation et coordination

- Planification des rendez-vous et réunions
- Organisation logistique (déplacements, réservations)
- Suivi des tableaux de bord administratifs

4 Support aux équipes

- Assistance aux différents services
- Suivi des dossiers clients et fournisseurs
- Gestion des commandes de fournitures

Profil recherché

Formation

- Bac à Bac +2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent

Expérience

- Une première expérience sur un poste similaire est appréciée

Compétences techniques

- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
- Bonne expression écrite et orale
- Notions en comptabilité appréciées

Compétences comportementales

- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service
- Autonomie et esprit d'initiative

Conditions de travail

- Type de contrat : CDI
- Temps de travail : Temps plein
- Lieu : À Reims
- Rémunération : 2 250 € brut

Profil des candidats potentiels

Assistant administratif / Assistante administrative

Formation et parcours

Les candidats potentiels peuvent provenir de :

- Bac professionnel Gestion-Administration
- BTS Gestion de la PME
- BTS Support à l'Action Managériale
- DUT / BUT Gestion des Entreprises et des Administrations
- Titre professionnel Secrétaire / Assistant administratif

Ils peuvent être :

- Diplômé(e)s avec stage ou alternance
- Candidats avec minimum 1 an d'expérience en environnement administratif
- Personnes en reconversion professionnelle avec expérience en gestion, accueil ou comptabilité

Expérience professionnelle type

- Secrétaire administratif(ve)
- Assistant(e) polyvalent(e)
- Agent administratif
- Assistant(e) de direction diplômé
- Employé(e) administratif(ve)

Expérience souvent acquise dans :

- PME / TPE
- Cabinets comptables
- Collectivités
- Associations
- Secteur médical ou juridique

Compétences recherchées

Compétences techniques

- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
- Bonne gestion des emails et agendas
- Connaissance des bases en facturation
- Aisance avec les outils numériques et logiciels internes
- Bonne orthographe et rédaction professionnelle

Compétences organisationnelles

- Gestion des priorités
- Rigueur et méthode
- Respect des délais
- Capacité à traiter plusieurs tâches simultanément

Qualités personnelles

- Discrétion et confidentialité
- Sens du relationnel
- Esprit d'équipe
- Autonomie
- Fiabilité

Motivations fréquentes des candidats

- Recherche de stabilité professionnelle
- Envie d'un poste polyvalent
- Goût pour l'organisation et la structuration
- Volonté d'évoluer vers un poste d'assistant(e) de direction ou responsable administratif

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