Secrétaire de Direction H/F - Université Reims-Champagne-Ardenne

L'Université de Reims Champagne Ardenne recrute un.e secrétaire de direction au sein de l'UFR SEN.

Mission 1 de secrétariat

1 - du Directeur de l'UFR SEN : tenue des agendas, réception des appels, rédaction des courriers, gestion de la messagerie électronique, envoi des convocations aux réunions et diverses commissions de l'UFR, préparation des réunions ;

2 - de la Chef des services administratifs : mise à jour des listes de diffusion, préparation des documents, rédaction et diffusion des comptes rendus et relevés de décisions

Mission 2 de gestion

- du courrier des services administratifs

- des déplacements : réservations, ordres de mission et saisie dans OMER

- des états de frais de réception

- des conventions hors UFR : recensement, mise à jour, archivage, prise de contact, envois, accueil des chercheurs bénévoles, gestion des prestations

- des fournitures de bureau, des copieurs du bâtiment 1

- des archives de l'UFR SEN

Mission 3 en lien avec d'autres services

- avec la référente RH du Campus

- organisation de diverses élections

- appui lors de l'organisation des campagnes d'emplois

en lien avec le chargé de communication du campus :

- participation à l'organisation logistique d'évènements pour l'UFR

en lien avec la scolarité (renfort ponctuel)

Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, powerpoint, messagerie électronique, internet, intranet)

Savoir-faire : polyvalence et réactivité, excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit

Savoir-être : autonomie, discrétion, rigueur et grande capacité d'organisation

• Gestion de l'emploi du temps
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• PowerPoint
• Français
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Capacité d’adaptation