Assistant de Direction H/F - Université Reims-Champagne-Ardenne

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e assistant.e de direction au sein de la Direction de la logistique et des moyens généraux et un.e assistant.e de direction au sein de la Direction du patrimoine immobilier.

Dans le cadre de la création du Pôle Patrimoine et Moyens Généraux, le poste s'inscrit dans une dynamique de structuration, de clarification et de professionnalisation des fonctions support. La nouvelle organisation vise à renforcer la qualité du service rendu, la sécurisation des processus et la lisibilité des missions, au service des usagers et des équipes.

Mission principale

Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement administratif des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique polyvalentes.

Mission 1 - Assistance à l'organisation et au fonctionnement administratif de la direction

Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriel des interlocuteurs internes et externes

Fournir une information de premier niveau et orienter les interlocuteurs vers les bons interlocuteurs

Superviser l'astreinte téléphonique en journée via le standard

Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant ; gérer le circuit des parapheurs

Gérer les stocks de fournitures et consommables de bureau ; vérifier la conformité des livraisons

Assurer la gestion des réservations de véhicules de service

Mission 2 - Assistance à l'organisation et au fonctionnement inter-services

Planifier et organiser les réunions : gestion des agendas, réservation des salles, préparation des dossiers

Créer et actualiser les procédures et la documentation professionnelle liées à l'activité de la direction

Gérer et mettre à jour les tableaux de suivi de la direction

Mission 3 - Gestion administrative des ressources humaines

Mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus, présentations)

Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction

Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction

Respecter et garantir la confidentialité des données traitées

Répondre aux demandes d'information des autres services et des partenaires extérieurs

Mission 4 - Traitement de l'information et communication

Mettre en forme et valoriser des supports écrits

Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction

Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction

Contraintes particulières de travail

- Réactivité requise face aux demandes urgentes de la direction et des services

- Strict respect de la confidentialité des données traitées (RH, finances, marchés)

- Rigueur et disponibilité pour assurer la continuité du service en cas d'absence

- Gestion simultanée de tâches multiples et de priorités variables

- Nécessité d'assurer une permanence d'accueil pendant les horaires d'ouverture du service

- Possibilité de service partagé avec d'autres structures de l'établissement

Connaissances

- Organisation et fonctionnement des administrations publiques et des établissements d'enseignement supérieur

- Procédures administratives et réglementaires propres au champ d'intervention (RH, finances, marchés publics)

- Notions de base sur le secteur du bâtiment et du patrimoine immobilier (appréciées)

- Techniques de rédaction administrative et de communication écrite et orale

- Techniques d'accueil physique et téléphonique

- Outils bureautiques courants : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et outils collaboratifs

Savoir-faire

- Analyser, prioriser et planifier les tâches dans un environnement à forte sollicitation

- Maîtriser les logiciels spécifiques à l'activité (progiciels RH, financiers, outils métier de l'établissement)

- Rédiger des courriers, notes de service, comptes rendus de réunion et documents administratifs

- Analyser et traiter les demandes d'information de manière appropriée

- Produire et mettre à jour des tableaux de bord et documents de suivi

Savoir-être

- Sens de l'organisation et de la priorisation

- Rigueur et fiabilité dans le traitement des données

- Sens de l'écoute et qualités relationnelles affirmées

- Discrétion et respect absolu de la confidentialité

- Force de proposition et esprit d'initiative

- Sens du service public

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier