Secrétaire Vigilans H/F - Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

L'EPSM de le Marne recherche une secrétaire (Agent administratif / Assistante Médico-Administrative au 1er étage de l'Hôpital Henri Ey Bâtiment A) à REIMS, Pôle Nord-Marne, pour effectuer des remplacements.

MISSIONS ET ACTIVITES :

Accueil Administratif :

- Accueil téléphonique du dispositif VIGILAN'S en assurant le lien avec les différents intervenants et partenaires
- Priorisation des informations pour les différents interlocuteurs

Courrier :

- Saisie des courriers du dispositif
- Création en équipe de la trame des différents documents utilisés
- Rédiger les documents techniques et les supports de communication

Gestion :

- Gestion et traitement des données administratives et médicales dans le logiciel et VIGILAN'S
- Gestion de l'agenda du médecin coordonnateur du dispositif
- Gestion et mise à jour des données statistiques, tableaux, comptes-rendus d'activités, bilans
- Gestion de l'envoi des cartes postales aux patients
- Gestion des dossiers mensuels d'inclusion des patients
- Gestion des boites mails
- Gestions des fournitures du service
- Gestion et préparation Webinaire
- Gestion du concours photographie

CARACTERISTIQUES DU POSTE

- Du lundi au vendredi
- Poste à 100 %
- Amplitude horaire : 8h55 - 17h05 (7h40)
- Travail en rythme 1
- Congés annuels et RTT selon la règle institutionnelle, à programmer en concertation avec ses collègues et la coordinatrice des secrétariats médicaux

POSITION HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

Est lié hiérarchiquement à :

- Direction des Ressources Humaines
- Direction d'Etablissement

Est lié fonctionnellement à :

- Chef de Pôle
- Chef de service
- Médecins et internes du service
- Secrétaire Coordinatrice
- Secrétaires du service

Niveau de Compétences

- Expérience indispensable dans le domaine du secrétariat
- Connaissance du vocabulaire médical
- Très bonne maitrise de l'orthographe et de la grammaire
- Avoir des notions sur les droits et informations du patient

Capacités requises

- Capacité organisationnelle : sens de l'organisation, méthodique et rigoureuse
- Capacité de synthèse et sens des responsabilités
- Capacité d'adaptation
- Capacité à communiquer, être à l'écoute en toute circonstance
- Sens du travail en équipe (médecins, cadres, psychologues, vigilanseurs, secrétaires...)
- Collaboration avec les autres secrétariats médicaux du Pôle
- Secret professionnel et discrétion
- Patience et disponibilité
- Se former et/ou approfondir ses connaissances

OUTILS INFORMATIQUES

WORD / EXCEL / POWERPOINT / ZIMBRA / CORTEXTE / TEAMS / PASTEL / ASUR / eVIGILANS

• Statistiques
• Gestion des données
• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Capacité à synthétiser
• Orthographe
• Travail en équipe
• Grammaire
• Cortexte
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Word
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Zimbra
• Permanence téléphonique
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Patience
• Photographie