Secrétaire Sup H/F - Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

L'EPSM de le Marne recherche une secrétaire (Agent administratif / Assistante Médico-Administrative rdc du bâtiment des urgences psychiatriques adultes) à REIMS, Pôle Nord-Marne, pour effectuer des remplacements.

MISSIONS ET ACTIVITES :

Accueil Administratif :

- Accueil physique et téléphonique des patients
- Enregistrement administratif des entrées (carte vitale, mutuelle, pièce d'identité, BS CHU ...)
- Accueil téléphonique et gestion des messages pour les différents interlocuteurs : médecins, infirmiers, internes...

Courrier :

- Suivi et articulation des dossiers médicaux (SAU/SUP/ autres services)
- Mise à jour des dossiers médicaux CORTEXTE, hospitalisations, consultations, consultations interservices
- Archivage, classement et numérisations des examens et courriers
- Gestion, participation et rédaction des comptes-rendus des réunions institutionnelles et CMA

Gestion :

- Saisie des actes et des codages
- Gestion des litiges informatiques et administratifs (identitovigilance)
- Gestion des courriers, certificats, courriels et appels téléphoniques
- Gestion et commande des fournitures bureau
- Gestion et numérisation des inventaires et bons laboratoires des patients
- Gestion des tableaux de présence médicale

CARACTERISTIQUES DU POSTE

Du lundi du vendredi

- Travail en rythme 1
- Poste à 100 %
- Amplitude horaire : 8h55 - 17h05 (7h40)
- Pause de 30 minutes
- Congés annuels et RTT selon la règle institutionnelle, à programmer en concertation avec ses collègues et la coordinatrice des secrétariats médicaux

POSITION HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

Est lié hiérarchiquement à :

- Direction des Ressources Humaines
- Direction d'Etablissement

Est lié fonctionnellement à :

- Chef de Pôle
- Chef de service
- Médecins et internes du service
- Cadre du service
- Secrétaire Coordinatrice
- Secrétaires du service

Niveau de Compétences

- Expérience indispensable dans le domaine du secrétariat
- Connaissance du vocabulaire médical
- Très bonne maitrise de l'orthographe et de la grammaire
- Avoir des notions sur les droits et information du patient

Capacités requises

- Capacité organisationnelle : sens de l'organisation, méthodique et rigoureuse
- Capacité de synthèse et sens des responsabilités
- Capacité d'adaptation
- Capacité à communiquer, être à l'écoute en toute circonstance
- Sens du travail en équipe (médecins, cadres, psychologues, secrétaires...)
- Collaboration avec les autres secrétariats médicaux du Pôle
- Secret professionnel et discrétion
- Patience et disponibilité afin d'accueillir de façon courtoise quelles que soient les circonstances
- Se former et/ou approfondir ses connaissances

OUTILS INFORMATIQUES

WORD / EXCEL / POWERPOINT / ZIMBRA / CORTEXTE / TEAMS / PASTEL / ASUR / eVIGILANS

• TEAMS
• Capacité à synthétiser
• Gestion des litiges
• Orthographe
• Travail en équipe
• Grammaire
• Gestion des commandes
• Cortexte
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Word
• PowerPoint
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Zimbra
• Permanence téléphonique
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Patience